Confinement oblige, il fallut trouver une nouvelle organisation du travail qui peut donner des idées pour repenser « l’après ».

 

Confinement oblige, en quelques jours, il fallut rester chez soi, trouver une nouvelle organisation, des outils adaptés. Les ressources étaient souvent déjà disponibles, mais ce sont les usages qui ne suivaient pas forcément. C’est pourtant aussi une opportunité de repenser « l’après ». 

Lundi 16 mars 2020, Emmanuel Macron annonce officiellement le confinement en réponse à la pandémie de Covid-19. Si la nouvelle était prévisible depuis plusieurs jours, elle oblige surtout les structures à revoir leur organisation pour adapter les activités « télétravaillables » (contrairement aux activités sur site industriel) à ces contraintes drastiques. Garder les enfants, transférer les dossiers, gérer le matériel, trouver les bons logiciels, prévenir les clients et partenaires… tout ça en quelques jours, voire quelques heures. Après l’urgence, il apparaît désormais que certains aménagements peuvent s’avérer de bonnes idées pour « l’après » 

 

S’outiller 

 

Les éditeurs de logiciel n’ont pas attendu le confinement et ses conséquences sur l’organisation du travail pour proposer tous les outils digitaux adéquats. À chaque problématique, sa solution, que ce soit en version propriétaire ou open source. La plus grande difficulté réside bien souvent dans le choix qui réponde parfaitement à ses besoins métier mais aussi à ses compétences techniques. 

Bien entendu certains acteurs proposent des solutions tout-en-un ou du moins des outils connectés comme la suite Teams de Microsoft, les outils de Google ou Zaclys si on préfère l’open source. Pour communiquer à distance, on choisit entre la visioconférence (Zoom, Skype, Klaxoon, Framatalk, Jitsi, etc.) ou les messageries collaboratives comme Messenger, Slack WhatsApp ou Framateam côté open source.   

Pour travailler ensemble à distance, là encore les outils ne manquent pas pour l’organisation (Framaboard, Trello, Padlet…), la prise de note (Framapad, Google Docs…), le partage d’espace de stockage (Google Drive, Dropbox…), l’envoi de fichiers volumineux (WeTransfer, Framadrop…) ou encore le brainstoming (GitMind, Diagrams…).  

 

Travailler ensemble 

 

Bien souvent, toutes ces ressources étaient déjà disponibles dans l’entreprise, via la digitale workplace. Il s’agit dès lors de bien s’assurer que toute les personnes concernées ne soient pas bloquées, soit à cause d’un problème matériel (ordinateur obsolète, connexion pas assez puissante au domicile, etc.) soit par méconnaissance de leur emplacement ou de leur usage.   

Une information et une éventuelle mise à niveau s’avère donc indispensable via des tutoriels, des livres blancs, de la formation en ligne, pour que personne ne soit laissé de côté. N’oubliez pas non plus la sécurité, d’autant plus importante lorsque l’on sort du cadre de l’entreprise, que ce soit au niveau des mots de passe, des connexions sécurisées et de la protection des données sensibles. 

Évidemment, cette nouvelle organisation implique aussi que chacun sache ce qu’il à faire et comment, quitte éventuellement à redéfinir certains rôles. Le relationnel entre le manager et son équipe, voire entre les salariés eux-mêmes, doit pour cela être renforcé. L’écoute est primordiale, si possible parfois en one-to-one pour que la parole puisse se délier.  

Cela se traduit par une structuration dans le temps à l’aide de plannings précis, de réunions régulières, de rythmes de travail appropriés aux missions mais aussi aux réalités de chacun. Les espaces de travail doivent aussi être aménagés, pour éviter par exemple que votre enfant ne participe aux réunions… 

 

De nouveaux usages pour « l’après » 

 

En plus de répondre à l’urgence, il s’agit aussi de préparer « l’après ». Cette crise a permis de montrer que le télétravail pouvait être une sérieuse opportunité. Pour ceux dont la mission le permet, ces conditions de travail inédites n’ont non seulement pas freiné l’activité, mais au contraire ont accru la productivité. Meilleure concentration, gain de temps, optimisation du travail, confiance accrue, meilleure autonomie pour souvent plus d’implication… les vertus ne manquent pas. 

Si de nombreux outils à des coûts très raisonnables le permettent, il ne faut cependant pas oublier le rôle du management qui doit aussi se réinventer à cette occasion. Les contre-arguments classiques au télétravail sur le manque de contrôle et des problèmes de cohésion ont fait long feu. Finies les réunions consommatrices de temps et d’énergie, place à la confiance, l’autonomie et un suivi peut-être plus personnalisé. Cela redonnera tout son sens aussi au nécessaire relationnel en face-à-face, à condition de bien savoir comment articuler physique et digital, collectif et interpersonnel. Le Covid-19 aura au moins servi à cela. Comme le dit Bruno Latour, sociologue et philosophe, « si on ne profite pas de cette situation incroyable pour changer, c’est gâcher une crise ».