Avec l’accélération de la transformation digitale et la recrudescence de nouveaux modes de travail (télétravail, nomadisme…), le contexte professionnel des collaborateurs se transforme pour devenir plus “smart”, personnalisé, agile et mobile. L’intranet s’intègre désormais dans une véritable digital workplace pour accompagner et stimuler ces changements. Comment le mettre en place ? Pour quels usages ? Quels bénéfices pour l’entreprise et pour les collaborateurs ? Quels impacts sur la communication ?

1. De l’Intranet au Digital Workplace

L’Intranet vit-il ses dernières heures, en tout cas sous sa forme qui lui a permis de conquérir bon nombre d’entreprises du monde entier depuis 1994 ? La question apparaît légitime avec l’apparition récente du terme de digital workplace. Si l’Intranet était à l’origine souvent perçu comme un site web interne à l’entreprise, donc plus tourné vers la diffusion de contenus, il avait déjà évolué il y a une dizaine d’années en intégrant des outils essentiellement RH et de collaboration. Avec la digitale workplace, l’entreprise se met en phase avec les avancées technologiques et sociologiques. Quand vous pouvez accéder facilement en deux clics à toutes sortes de solutions pour simplifier votre vie quotidienne, pourquoi il n’en serait pas de même au niveau professionnel ?

La digital workplace, ou DWP pour les initiés, constitue un environnement numérique de travail complet. En plus de données informationnelles, le collaborateur a accès à un ensemble d’outils personnels, généralistes ou propres à son métier, mais aussi collectifs pour fluidifier le travail et encourager la collaboration. Ils se présentent principalement sous la forme d’applications modulables qui sont en plus bien souvent connectées entre elles. La personnalisation peut être aussi affinée pour correspondre aux besoins d’une personne, d’un métier, d’un pays ou d’une BU.

Les tendances actuelles visent d’ailleurs à offrir au collaborateur une productivité à 360°, avec un passage sans couture d’un support à l’autre. La digital workplace encourage aussi la collaboration, le partage de savoir et la valorisation de l’intelligence collective. En toile de fond de toutes ces belles promesses, ce nouvel espace est le bras armé de la transformation digitale d’une entreprise. À l’heure actuelle, il ne s’agit plus de savoir si une organisation va se digitaliser ou non, mais de comment en faire une force en phase avec sa stratégie et son organisation. La digital workplace est à la fois l’impulseur de cette transformation et l’endroit où elle peut se réaliser. À condition bien entendu qu’il soit calibrée pour l’entreprise, car il existe autant de Digital Workplace que d’entreprises…

2. La digital workplace au service de l’entreprise et dES collaborateurS

Selon le cabinet IDC, 40 % des DSI français font de la digital workplace une priorité de leurs investissements. Enjeu majeur des services informatiques, il l’est aussi au niveau des ressources humaines, de la communication et plus globalement de la direction générale. Imaginez-vous un environnement numérique où les collaborateurs accèdent selon leurs rôles et leurs profils, aux informations (intranet), aux compétences (GED, learning), aux applications (métiers), aux personnes (couche collaborative). C’est ça une digital workplace.

Il permet donc de gagner en efficacité et en productivité à un niveau personnel. Collectivement, la digital workplace se place comme agrégateur de contenus produits par les collaborateurs tout en favorisant leur partage et le travail collaboratif. En fait, il repositionne le centre de gravité de l’entreprise en passant d’un intranet à informations descendantes vers un espace d’information profilé, par personne, par métier, par service grâce à des espaces transverses. Il correspond à une recherche de l’intelligence collective, notamment dans un cadre d’amélioration continue.

En plus de rendre plus efficace le travail quotidien, la digital workplace favorise l’engagement des collaborateurs. Les outils mis à leur disposition valorisent leur expertise et les aident dans leur prise de décision dans un cercle vertueux bénéfique à tous. Cette implication doit être instaurée dès la conception de la digital workplace : par la cartographie précise des besoins utilisateurs (sondages, enquêtes, ateliers UX) et des contextes (connaissances digitales des usagers, matériel à disposition…). Une fois cette dynamique enclenchée, la co-construction doit se poursuivre tout en au long du projet selon une démarche itérative, avec pour mots clés : simplicité et efficacité !

3. La digital workplace au service de la communication

Et la communication dans tout ça ? Elle a son rôle à jouer à deux niveaux. D’abord dans l’accompagnement des collaborateurs pour un usage optimum de la digital workplace. Ce nouvel environnement de travail sera d’autant plus pertinent s’il est perçu positivement par les collaborateurs, s’ils en ont la compréhension quel que soit leurs connaissances digitales et s’il est accompagné par des nouvelles pratiques managériales. Nommage des outils, tutoriels, formations en présentiel ou en ligne, informations régulières… une communication pertinente doit être effectuée à tous ces niveaux. Avec les nouvelles fonctionnalités offertes par la digital worplace, la communication bénéficie aussi d’atouts majeurs pour atteindre ses objectifs. Les différents canaux proposés permettent de s’insérer dans le quotidien des collaborateurs pour y décliner toutes les informations essentielles. E-mails, newsletters, réseaux sociaux, vidéos, flux RSS, le choix est vaste et toute l’intelligence consiste à savoir décliner toutes les informations essentielles pour s’adapter au canal retenu et décentraliser la communication corporate.

Mieux encore, dans un contexte d’infobésité, le collaborateur pourra sélectionner l’information qui l’impacte réellement grâce à l’indexation des contenus, des filtres à activer et un choix dans le meilleur moment pour y accéder. Finis les e-mails intrusifs ou des heures à parcourir l’intranet à la recherche de la bonne information. Avec les informations taguées, relayées par les différents réseaux et un moteur de recherche efficace qui s’adapte au langage et usage du collaborateur, la communication d’entreprise n’en sera que renforcée. Derrière toutes ces innovations, l’intention est aussi d’éviter le choc des générations entre des seniors plus habitués à la discussion autour de la machine à café et des millenials rivés sur leur smartphone.

Avec la digital workplace, il faut aussi penser à la restructuration des circuits de l’information. Fini la communication descendante, place aux communications transversales et ascendantes. À l’image des réseaux sociaux, chacun devient producteur d’information, qu’il faut pouvoir canaliser par la diffusion des bonnes pratiques et valoriser par exemple en stimulant les snack contents, qui sont en phase avec les usages de communication actuels. Il en va de l’engagement des collaborateurs qui deviendront de véritables ambassadeurs de l’entreprise en externe !

_______________________________________

DéployeZ votre Digital workplace avec News Box

News Box accompagne ses clients dans l’évolution de leurs plateformes digitales internes au service de l’efficacité collective de l’entreprise :

– Audit, architecture de l’information, définition de stratégie de contenus ;

– Design, expérience utilisateur et développement ;

– Corédaction en chef et production de contenus écrits, data et audiovisuels ;

– Webmastering délégué. Gestion et animation de communautés ;

– Campagnes de communication (teasers, tutoriels pédagogiques, affichage…) ;

– Conduite du changement et formation.