Alors que 93 % des Millenials n’envisagent pas de travailler dans un bureau classique et que l’immobilier représente la deuxième dépense de l’organisation après les salaires, les entreprises se réinventent et revisitent leurs espaces de travail. Agilité, flexibilité, mobilité : voici les nouvelles valeurs de ces sociétés aux bureaux non-attitrés.

QU’EST-CE QUE LE FLEX OFFICE ?

Groupama Immobilier, Société Générale, ENGIE, Groupe M, Bouygues télécom pour ne citer qu’eux… Tous ces grands groupes ont un point commun : ils sont passés en mode flex !

Le flex office (ou « Bureau flexible » en français) est un nouveau modèle d’aménagement d’espaces de travail en entreprise. Inspiré des Anglo-saxons et importé en France en 2013, il prône une optimisation des espaces de bureaux. Cela part d’un constat simple : chaque jour près de 40 % des postes seraient inoccupés. Exit les bureaux cloisonnés, le travail en silo. Place aux bureaux nomades et ouverts à tous.

Avant tout, c’est un gain d’espace considérable. Les employés peuvent venir et partir comme ils le souhaitent. Ils s’installent où il y a de la place et ont simplement un casier personnel pour les objets récurrents tel que leur ordinateur portable ou même la précieuse photo de famille. De son côté ENGIE a pu fermer deux de ses trois tours à La Défense grâce au télétravail et au flex office. Donc passer en mode flex serait une gestion optimisée du moindre mètre carré ?

Oui, mais pas seulement…

TO FLEX, OR NOT TO FLEX

Certes, beaucoup d’entreprises voient le flex office comme une simple révolution immobilière permettant de faire des économies drastiques. Les entreprises comme Engie peuvent sous-louer les locaux quand d’autres vendent les moindres mètres carrés désertés.

Mais pour d’autres sociétés, c’est l’occasion de pousser la mutation au niveau supérieur. Le Flex Office fait alors partie d’une transformation beaucoup plus profonde de l’entreprise et des méthodes de travail, permise par la digitalisation.

Les entreprises remplacent les ordinateurs et téléphones fixes par des smartphones et ordinateurs portables. Fini le papier, place au tout numérique, les employés de ces entreprises en pleine mutation sont de véritables nomades agiles capables de travailler ou et comme bon leur semble.

La possibilité d’être connecté en permanence n’enlève rien aux échanges entre collaborateurs, bien au contraire. Tout est pensé pour permettre de créer de la fluidité dans les échanges grâce aux espaces ouverts et aux déplacements des salariés. Pas besoin de s’inonder de mails, les interactions sont plus directes et moins formelles. Les collaborateurs peuvent improviser une réunion dans différents lieux de vies que ce soit dans un salon « lounge » ou debout autour d’un café.

Eric Donnet, Directeur Général de Groupama Immobilier, revient sur le passage au mode flex et les nouvelles méthodes de travail mises en place :

LA PARTIE EMERGÉE D’UNE TRANSFORMATION PROFONDE

Ce changement global d’organisation est délicat et souvent le résultat d’une transformation profonde de l’entreprise :

* Mise en place de nouveaux systèmes de stockage et d’outils collaboratifs sur le Cloud par les services DSI ;

* Développement du télétravail ;

* Refonte de toutes les méthodes de travail du middle au top management ;

* Abandon de la structure en silos et horizontalité ;

* Collaborateur placé au centre de la communication.

Toutes les entités des entreprises prennent part à cette mutation, la transformation est globale et le flex office n’en est qu’une partie émergée.

CONCRÈTEMENT, ÇA CHANGE QUOI D’ETRE FLEX ?

Et ces mutations payent :

* Groupama Immobilier augmente le taux de rétention de ses employés de 80 % à plus de 90 % grâce au flex office.

* Danone augmente sa productivité de 30 % grâce au télétravail.

NE PAS « FLEXIFIER » A MOITIÉ

Le flex office casse les codes. Eric Donnet, Directeur Général de Groupama Immobilier, l’explique : « le danger c’est la coexistence des modèles ».

En effet, de nombreuses entreprises — de tailles différentes — peinent à intégrer un vrai changement grâce au flex office notamment parce qu’elles conservent en parallèle de vieilles méthodes.

Prenons l’exemple du télétravail ; mettre en place un télétravail sans donner aux employés des outils collaboratifs leur permettant d’accéder facilement à leurs données professionnelles ou d’échanger avec leurs équipes devient alors contre-productif.

La même réflexion peut être faite lorsque l’entreprise possède encore une structure verticale : aucune utilité ne sera trouvée aux espaces communs d’un flex office.

 

ACCOMPAGNER LE CHANGEMENT

Pour que la transformation soit un succès, il est donc vital d’embarquer toute l’entreprise. Il est d’autant plus important de communiquer sur ces changements que les freins sont nombreux.

Dans les grands groupes, les freins peuvent être générationnels, avec parfois des difficultés à s’adapter aux évolutions et à intégrer des nouvelles méthodes. Pas facile de quitter le bureau que l’on a si longtemps convoité !

Et pour le directeur général comme le middle management, exit la hiérarchie pyramidale ; tout le monde est logé à la même enseigne.

La pédagogie et la communication sont toutes aussi importantes que la transformation des méthodes. Il faut expliquer, décrypter et prouver les bienfaits pour toute l’entreprise. Cela passe aussi par une transparence dans le propos pour illustrer et démontrer au mieux ce qui évolue. C’est également l’occasion de mettre à contribution des collaborateurs eux-mêmes dans l’agencement. Exemple, chez Groupama Immobilier, les salariés ont voté et choisi eux-mêmes les textes inspirationnels qui habillent les nouveaux murs.

Finalement, le flex office est un aussi moyen de remettre l’employé au centre du modèle de l’entreprise.

 ET NEWS BOX DANS TOUT ÇA ? 

Avec des clients qui se sont récemment « flexifié » News Box est en première ligne pour accompagner les entreprises dans leur quête de transformation.

En la matière, il n’y a pas de règle, ou plutôt une seule : trouver le contenu et la narration qui sauront raconter le mieux possible la transformation et les nouvelles façons de travailler des entreprises.

Découvrez dans ce cadre notre dispositif print de présentation des Dunes, le technopôle immobilier de la Société Générale, bras armé de la transformation digitale et managériale de la banque. Un ensemble immobilier pionnier qui a remporté le Grand Prix du Salon Immobilier de l’Entreprise en 2017.