En pleine vague de transformation digitale, de nouvelles pratiques sont en train de révolutionner nos façons de travailler. De l’intranet social aux suites collaboratives, petit panorama de ces outils « dans le vent ».

Méthodes agiles, DevOps, lean startup, « entreprise libérée », holacratie… vous avez déjà certainement entendu ces expressions un peu partout au bureau, dans les médias ou sur les réseaux sociaux. Derrière ces termes se cachent autant de nouvelles méthodes et organisations du travail, qui se diffusent de plus en plus largement, en faisant appel à l’intelligence collective des collaborateurs. Finis les systèmes hiérarchiques pyramidaux et leurs lourdeurs, la parole se libère et favorise l’esprit d’innovation.

Les outils de communication suivent cette tendance. Les intranets statiques qui assuraient jusqu’à maintenant une communication de type top-down sont amenés à évoluer vers plus d’interactivité. Ils intègrent des fonctionnalités sociales, voir laissent peu à peu leur place à des réseaux sociaux d’entreprise (RSE) destinés à fluidifier les échanges et à faire circuler l’information de manière dynamique.

Néanmoins, il apparait que le succès de ces RSE est mitigé, comme l’ont montré un certain nombre de retours d’expérience. Il ne suffit pas de laisser une plateforme à disposition pour que les employés s’en emparent. Ces derniers s’autocensurent dès que les règles de modération édictées par la direction institutionnalisent la prise de parole. Non, le collaborateur doit trouver un intérêt à contribuer en valorisant son profil ou en enrichissant son expertise auprès de communautés de pairs.

De nouvelles initiatives tentent de fluidifier cette communication interne. En octobre 2016, Facebook a lancé Workplace, la déclinaison professionnelle de son célèbre réseau social. Fil d’actualité, gestion des groupes, messagerie instantanée… Workplace by Facebook reprend la quasi-totalité des codes de la plateforme grand public utilisée par 31 millions de Français, soit près d’un sur deux. Les témoignages des entreprises pionnières montrent qu’elles vont, au-delà de la communication institutionnelle, sur les terrains de l’événementiel (avec Facebook live), de la gestion de projet ou du team building (source Journal du Net).

Allier communication et collaboration

D’autres générations d’outils entendent allier communication et collaboration (comme le montre la dernière étude du cabinet Lecko). Ce sont notamment les suites collaboratives dans le cloud telles qu’Office 365 de Microsoft et G Suite de Google. Au-delà du triptyque traitement de texte/tableur/messagerie, elles embarquent tous les modules (chat, visioconférence, RSE, stockage en ligne…) permettant de communiquer et collaborer, que ce soit au bureau ou en situation de mobilité.
Ces suites sont concurrencées par les ChatOps dont le plus connu, Slack, a convaincu 5 millions d’utilisateurs actifs quotidiens en un peu plus de trois ans. Comme leur nom l’indique, ces messageries instantanées sont dédiées aux « opérationnels ». Oublié les mails internes, les membres d’une même équipe projet discutent en « live », échangent des fichiers, synchronisent leurs agendas.
Face à cette offre pléthorique de solutions collaboratives, les entreprises doivent construire leur propre « digital workplace ». Une place de marché (apps store interne) sécurisée reprenant les meilleures briques en matière de collaboration, de gestion des connaissances (KM), de formation, de veille, de communautés de pratique ou de gestion de projet. Laissant (enfin) à leurs collaborateurs la liberté de choisir les outils qui correspondent le mieux à leurs besoins, tout en veillant à les accompagner pour qu’ils s’approprient ces usages et fassent émerger de nouvelles pratiques.